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Secrétaire

Description

  • RĂ©alise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise.
  • Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des Ă©quipements, de la structure, ...).
  • Peut coordonner une Ă©quipe.

Accès

  • Ce mĂ©tier est accessible avec un diplĂ´me de niveau Bac (Bac professionnel, technologique, ...) Ă  Bac+2 (BTS, ...) en secrĂ©tariat, bureautique.
  • Il est Ă©galement accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complĂ©tĂ© par une expĂ©rience professionnelle dans le secteur.
  • La pratique d'une ou plusieurs langues Ă©trangères peut ĂŞtre requise.
  • La maĂ®trise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) et des outils de communication (Internet, messagerie, ...) est exigĂ©e.

Conditions

  • L'activitĂ© de ce mĂ©tier s'exerce au sein d'entreprises privĂ©es, d'Ă©tablissements publics, parapublics, parfois au domicile de l'intervenant, en relation avec diffĂ©rents interlocuteurs ou services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilitĂ©, ...).
  • Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activitĂ© (juridique, ...) de la structure.

Emploi

Secteurs

Agriculture, Assurance, Bâtiment et Travaux Publics -BTP-, Education / Enseignement, Finance, Immobilier, Industrie, Recherche et développement, Santé et action sociale, Sport et loisirs, Transport/logistique


 


Activités

  • Accueillir les clients, fournisseurs, visiteurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous
  • Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages Ă©lectroniques
  • Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer
  • Organiser les dĂ©placements du responsable ou de membres de l'Ă©quipe
  • Suivre l'Ă©tat des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et Ă©tablir les commandes
  • Mettre Ă  jour des donnĂ©es de suivi d'activitĂ© de la structure (tableaux de bord, tableaux de rĂ©sultats, ...)
  • Suivre et vĂ©rifier l'exĂ©cution de contrats de maintenance des Ă©quipements de la structure
  • Indexer et archiver des dossiers professionnels, comptes rendus de sĂ©ance,...
  • Saisir et mettre en forme des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...)
  • RĂ©aliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements et des formations
  • Effectuer la gestion comptable et administrative d'une structure
  • Coordonner l'activitĂ© d'une Ă©quipe

Compétences

  • Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)
  • ModalitĂ©s d'accueil
  • Techniques de prise de notes
  • Techniques d'Ă©criture rapide
  • StĂ©nographie
  • Saisie avec dictaphone
  • Terminologie juridique
  • Normes rĂ©dactionnelles
  • ElĂ©ments de base en droit commercial
  • ElĂ©ments de base en droit du travail
  • Utilisation de logiciels de gestion comptable
  • ElĂ©ments de base en comptabilitĂ©

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Source: PĂ´le Emploi
Avec l'aimable autorisation de notre partenaire PĂ´le Emploi Ile-de-France


 




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